生成AIの業務導入・運用ルール設計

利用を止めるためではなく、判断をそろえるために

「入力禁止」だけでは、現場の迷いはなくなりません

生成AIの利用ルールは、禁止事項を並べるだけでなく、どの業務で何を目的に使い、どの情報なら扱えるのか、出力を誰が確かめるのかを一連の仕事に合わせて決めるものです。ルールが抽象的なままだと、担当者ごとに判断が分かれたり、確認されない回答案がそのまま業務で使われたりするおそれがあります。

Daikoku Workflowでは、想定用途と情報区分、出力の確認・修正・記録、問題時の相談先や引き継ぎを整理し、従業員向けガイドやチェック項目の案を検討します。組織の規程や実際に使うサービスの条件を確認しながら、現場が迷ったときに判断できる手順を目指します。

入力してよい情報は、情報の種類と利用目的から決める

情報を一律に「安全」「危険」と分けるのではなく、業務目的、情報を見られる人、入力先の条件を組み合わせて判断します。次の区分は検討を始めるための一般的な例であり、そのまま社内ルールとして適用するものではありません。実際の区分と許可範囲は、社内規程や契約、利用するサービスの条件を確認したうえで組織が定めます。

出力を誰がどう確認するかを、業務の責任に合わせる

AIの出力は、内容が自然でも正確とは限りません。確認を「人が読む」とだけ決めず、誰が、どの根拠と照らし合わせ、どのタイミングで承認または修正するかを定めます。顧客への回答、金額や契約に関わる判断、安全や品質に関わる記録など、誤りの影響が大きい用途では、AIの案をそのまま確定情報として扱わず、権限を持つ担当者が確認する役割分担が重要です。

外部サービスの条件は、使う前に担当者が個別に確認する

AIサービスごとに、データの取り扱い、利用できる設定、契約上の条件は異なります。入力する情報を決める前に、サービスの利用目的との整合、委託先や提供者の条件、データの処理・保管場所、再利用の扱い、アカウントやアクセス権限を確認できる担当者を明確にします。個人情報を扱う場合は、関係する法令、契約、社内規程との整合も、責任を持つ担当者が個別に確認する必要があります。

本サービスは特定のAIサービスの安全性や、組織の法令・契約への適合を保証するものではありません。確認が済んでいない情報は入力しない、または試行対象から外すなど、判断がつくまでの扱いもあらかじめ決めておきます。

検討する範囲と成果物

組織の状況や対象業務に応じて、必要な範囲を整理します。最初から全社共通の細かな規則を作るより、対象業務と判断が必要な場面を明らかにし、試行しながら更新できる形にする方法もあります。

このような状況で、ルールづくりを検討できます

部署や担当者によって利用方法が異なり始めた、試行を始める前に入力情報の扱いを決めたい、AIの回答案を誰が確認するのか曖昧、といった状況を整理する相談先です。AIを導入すること自体を前提とせず、業務上の目的や情報の扱いを確認し、適用範囲や試行の可否を検討します。

相談前に整理しておくと、検討が進めやすいこと

• 利用を考えている業務と、解決したい困りごと
• 入力・参照する情報の種類と、現在の閲覧権限
• AIの出力を使う人、最終判断を担う人、確認が必要な場面
• すでに決まっている社内規程や、確認が必要な外部サービス条件

相談時に個人情報、顧客情報、認証情報などをメールへ記載する必要はありません。まずは情報の種類や業務の流れを一般化してお伝えください。